מהו"ת ישראל • 19 בפברואר 2022
במציאות חסרת יציבות, שמשתנה חדשות לבקרים, עולה הצורך לסגל גמישות בניהול העסק. כל שינוי מפגיש את בעל העסק עם מצבים חדשים ולא מוכרים, המחייבים בחינה ועיצוב מחודש של תפיסות הניהול. גמישות היא שבונה את החוסן האישי והארגוני, ומאפשרת התאוששות, התארגנות מחודשת והגעה ליעדים.
אג'יליות - על מה כולם מדברים?
כולם התחילו לדבר על אג'יליות - היכולת של ארגון להתאים את עצמו במהירות לנסיבות משתנות:
משברים, תחרות, בלת"מים וחידושים. אנחנו יודעים רק דבר אחד: אנחנו לא יודעים הכל. אין לנו יכולת לשלוט באינספור דברים שמשפיעים על חיינו. לאור המציאות חסרת הודאות צמחה התפיסה האג'ילית. תפיסות מסורתיות דורשות תכנון מוקדם מא' עד ת', שלעתים עד השלמתו כבר אינו רלוונטי לצרכים החדשים ומייצר תסכול רב. לעומת זאת, האג'יליות דורשת תכנון תכוף לזמן קצר, עם מטרות ותכנון לטווח ארוך שמעודכנים לאורך הדרך. אין שאיפה לקבוע מטרה ולדבוק בה בכל מחיר, משום שניתן להגיע למטרה זו ולהבין שאינה רלוונטית יותר מבחינת צרכי
השוק. בגלל האצת קצב השינויים העסקיים בעשורים האחרונים, היכולת של חברה להגיב במהירות ובאופן מותאם לשינויים מהווה תנאי הכרחי להצלחתה ולהישרדותה. נוקיה ובלוקבסטר הן דוגמאות לחברות גדולות שלא הצליחו לזהות את השינויים ולהתמודד אתם. נוקיה לא הסתגלה מהר מספיק למהפכת הסמארטפונים, ובלוקבסטר לא זיהתה בזמן את כניסת שירותי הסטרימינג לסרטים באינטרנט, ונשארה במודל מיושן של חנויות פיזיות.
עסק אג'ילי - שיקוף, בחינה, התאמה ומשוב
כאשר עסק מנוהל בשיטה אג'ילית, הוא עובר מחזורים רבים של שיקוף מצבו הקיים, בחינה של המצב, ושינוי המותאם למצב. כל מחזור מגובה במשוב תכוף שמהווה הבסיס לכל הגישה. בגישה האג'ילית יש לבחון אם העשייה רלוונטית. אם בעבר היינו מנסים להבין לעומק הכל ולחקור לפני תחילת התהליך, הרי שבגישה האג'ילית חוקרים בזמן ביצוע הפרויקט כדי לחשוף הנחות יסוד סמויות. לא פשוט להתחייב ללקוח כשהרבה דברים לא ידועים לגבי המוצר. יש לעבוד בשיתוף פעולה צמוד עם הלקוח לאורך תהליך פיתוח המוצר בשלביו השונים, ותמיד להיות עם היד על הדופק.
למה לעשות שינוי אג'ילי בעסק?
עסק צריך לשנות גישה כאשר הוא לא מצליח להתמודד עם כמות השינויים. ישנו ציטוט המיוחס לאיינשטיין שאומר: "לא נוכל לפתור בעיות באמצעות אותה צורת חשיבה שהשתמשנו בה כשיצרנו אותן". מטבענו כבני אדם, אנחנו נוטים לדבוק בתבניות חשיבה המוכרות לנו. אך החשיבה המוכרת לנו היא זו שלעתים מתקשה להתמודד עם בעיות חדשות, ולכן עלינו לנקוט בגישת חשיבה אחרת. הוא אמר, בסגנונו המעט בוטה: "אי שפיות היא לעשות את אותו דבר שוב ושוב ולצפות לתוצאות שונות". אנחנו לא חושבים שזו אי-שפיות, אלא טבע האדם, וניתן במאמץ לשנותו ולסגל גישות חדשות.
מיכל אפשטיין, מומחית בהטמעת אג'יליות בארגונים ושותפה בחברת אג'ימה, אומרת: "בשיטה האג'ילית, במקום לכוון למטרות-על של פרויקט או תהליך גדול, יש לחלק את התהליך ליחידות משנה בעלות ערך. האתגר הוא לזהות את יחידות המשנה. אחת מהשיטות לעבודה אג'ילית דוגלת בעבודה במקצבי זמן קבועים (ספרינטים). לכל ספרינט מציבים מטרה לטווח הקצר ובסופו בוחנים תוכן ואיכות. בתהליך כזה חוגגים הצלחות קטנות, ובוחנים שוב ושוב את הערך שהתקבל והרלוונטיות שלו. זוהי תפיסת עולם של עבודה בפרקי זמן קצרים לצורך משוב וניהול סיכונים."
אג'יליות - מיתוסים
קיימות כל מיני הנחות יסוד שגויות לגבי אג'יליות. המיתוסים נבנים לאור הקושי לעשות שינוי בתפיסה - פעולה מאתגרת עבור כל בני האדם. למשל:
1. אג'יליות היא תכנון רק לטווח קצר. לא נכון.
מטרת-העל מוגדרת תמיד, אך נבחנת באופן תדיר, ויכולה לעבור שינויים לאור גילויים חדשים ורלוונטיים יותר. אג'יליות מבוססת על ידע וניסיון שנצברים כל הזמן. תארו לעצמכם שהייתם קובעים שהדרך הכי מהירה להגיע ליבשת אחרת היא בספינה. אבל לאורך הזמן המתחרים גילו שאפשר לטוס. האם עדיין הייתם מנסים להציע את פתרון הספינה כדרך המהירה ביותר? סביר שהייתם מוצאים לעצמכם מטרה אחרת או משנים את המוצר. הייתם רוצים ליצור את הדרך המהירה וגם הזולה ביותר, לשווק את הספינה ככלי מסע חוויתי ועוד.
2. אין כתיבה, תיעוד ושיטתיות באג'יליות,
לא נכון.
יותר מזה, ההפך הוא הנכון. כגישה שמבוססת על ניסיון, למידה ומשוב, יש חשיבות עילאית לתיעוד ומעקב. מי שמשתמש בשיטה האג'ילית ללא תיעוד, כאילו מנווט בספינה בלב ים בלי מפה, מצפן וכלי ניווט.
בתמורה לאימוץ גישה שונה, האג'יליות מייצרת תחושה של ניהול המציאות ולא התנהלות על ידה. אימוץ גישה זו, כמו כל שינוי, נתקלת בקשיים. השיטה האג'ילית משתלבת בקלות עם תפיסת שלושת המעגלים של מהו"ת, שיכולים לסייע בביצוע השינוי ההכרחי בעסק או בארגון: קהילה, זהות ומסוגלות. על מנת לבצע שינוי, עלינו להתמודד יחד עם אנשים נוספים ולא לבדנו (קהילה), עלינו לגבש סיפור קוהרנטי על עצמנו שלאורו נוכל להוביל את הפרויקט - סיפור שיכול להתעצב ולהשתנות עם הזמן (זהות), ועלינו לאתר את המשאבים והכלים שיש לנו ואלו שיש ביכולתנו ליצור לעצמנו גישה אליהם (מסוגלות). אלו 3 היסודות אליהם מתנקז כל מעבר ושינוי, גדול כקטן.
המאמר נכתב כעיבוד לראיון שערכנו עם מיכל אפשטיין, מדריכת סקראם והטמעת אג'יליות בארגונים, ושותפה בחברת אג'ימה. תודתנו נתונה לה.
הבלוג של מהו"ת
